FIS14222 – Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014.

Roma, 26 Giugno 2014

FIS14222
SM

Oggetto: Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 18/E del 24 giugno 2014.

Con la Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014, l’Agenzia delle Entrate ha fornito importanti chiarimenti sulle modifiche introdotte dalla Legge di stabilità del 2013 (in particolare, l’art.1, commi da 325 a 328 della legge 228/2012) in merito, soprattutto, alla fattura elettronica. Essa viene definita come “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. (…) La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.” Da ciò ne consegue che elemento fondamentale per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario – elettronico o cartaceo -utilizzato per la creazione del documento, bensì il fatto che la fattura è in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario. Pertanto non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo; viceversa, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppur create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (ad esempio, tramite posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino i requisiti di legge.

Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione del destinatario (art. 21 d.p.r 633/1972). Al riguardo, la nota dell’Agenzia ha precisato che :
– il termine “accettazione” riprende le indicazioni date nella predetta Direttiva 2010/45/UE e non presuppone, necessariamente, un accordo formale (precedente o successivo) alla fatturazione fra le parti;
– laddove l’emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest’ultimo non accetti tale processo, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo con tutto gli annessi obblighi di conservazione.
Tra gli altri aspetti della fatturazione elettronica chiariti dalla nota dell’Agenzia delle Entrate, segnaliamo i seguenti:
– la garanzie del rispetto dei requisiti di autenticità dell’origine e di integrità del contenuto può essere data, oltre che mediante la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente ed i sistemi di trasmissione EDI (“Eletronic Data Interchange”), anche con altre tecnologie non specificate e ritenute idonee dal contribuente. In quest’ultimo caso, la scelta dovrà ricadere su un sistema di gestione che permetta di verificare il percorso della fattura e che, allo stesso tempo, assicuri che il contenuto del documento non sia stato alterato. In pratica, nella procedura devono essere inseriti tutti i documenti, i movimenti e le modifiche intercorse dall’inizio della transazione fino all’atto finale.
– In merito all’invio della fattura elettronica, essa si considera emessa dal momento in cui viene posta a disposizione del destinatario attraverso un sito internet, un server od un altro supporto informatico, oppure tramite una e-mail contenente un protocollo di comunicazione ed un link che permetta di scaricarla. Quest’ultima modalità – evidenzia l’Agenzia –  non necessità più di un accordo preventivo tra le parti, essendo sufficiente l’accettazione del destinatario a promuovere la trasmissione per posta elettronica. E’ necessaria, invece, un’intesa preventiva se la trasmissione è affidata ad un terzo (“outsource”). E’ possibile avvalersi anche di altri strumenti di invio, purché consentano il rispetto delle regole. La circolare conferma la possibilità di inviare con un’unica spedizione elettronica, allo stesso destinatario, più fatture raccolte in un unico lotto; in tal caso, requisiti e metodi previsti per il singolo documento devono essere applicati all’intero pacchetto. Infine, viene ribadito che è sufficiente inserire una sola volta le informazioni comuni, se reperibili sul singolo documento le generalità delle informazioni.
– Per quanto concerne la conservazione della fattura elettronica, la nuova disciplina stabilisce che:
• le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);
• le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.
L’emittente della fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto, e procede alla conservazione elettronica della fattura emessa. Il destinatario può decidere o meno di “accettare” tale processo, e la mancata accettazione può ricavarsi anche da comportamenti concludenti  quali la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente; la stampa di tale fattura rappresenterà copia analogica di documento informatico ai sensi dell’art. 23 del CAD. Inoltre, l’Amministrazione finanziaria ha sottolineato che la mancata accettazione del documento elettronico da parte del destinatario, non impedisce all’emittente di procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata abbia i requisiti di autenticità, integrità, leggibilità, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. E’ obbligatorio conservare elettronicamente le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione: ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.

Infine, la circolare delle Entrate affronta anche una serie di quesiti relativi alle fatture semplificate, per i quali si rinvia alla lettura del documento dell’Agenzia, disponibile al link sotto indicato.

Cordiali saluti.

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