NOR20008 – Oggetto: Garante privacy. Illecito mantenere attivo account posta dell’ex dipendente.

Roma, 7 Gennaio 2020

NOR20008
SM

Oggetto: Garante privacy. Illecito mantenere attivo account posta dell’ex dipendente.

Nella newsletter n. 460 del 20 dicembre 2019, il Garante per la privacy ha dato notizia di un suo provvedimento del 4 Dicembre u.s, in cui ha stabilito che commette un illecito la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro, accedendo altresì alle mail contenute nella casella di posta elettronica di quest’ultimo.

Il chiarimento è giunto a seguito di un reclamo di un ex dipendente che lamentava, da parte della società in cui aveva prestato lavoro, la violazione della disciplina sulla protezione dei dati. In particolare, l’ex dipendente contestava la mancata disattivazione della email aziendale e l’accesso, effettuato dalla ex società, ai messaggi ricevuti sul suo account quando era già trascorso un anno dalla cessazione dal servizio.

Dagli accertamenti svolti dall’Autorità è emerso che l’account di posta era rimasto attivo per oltre un anno e mezzo dopo la conclusone del rapporto di lavoro, prima della sua eliminazione avvenuta solo dopo la diffida presentata dal lavoratore. In questo periodo la società aveva avuto accesso alle comunicazioni che vi erano pervenute, alcune anche estranee all’attività lavorativa del dipendente.

Il Garante ha ritenuto illecite le modalità adottate dalla società in quanto non conformi ai principi sulla protezione dei dati, che impongono al datore di lavoro la tutela della riservatezza anche dell’ex lavoratore. Subito dopo la cessazione del rapporto di lavoro, un’azienda deve infatti rimuovere gli account di posta elettronica riconducibili a un dipendente, adottare sistemi automatici con indirizzi alternativi a chi contatta la casella di posta e introdurre accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo.

L’adozione di tali misure tecnologiche – ha spiegato il Garante – consente di contemperare l’interesse del datore di lavoro di accedere alle informazioni necessarie alla gestione della propria attività con la legittima aspettativa di riservatezza sulla corrispondenza da parte di dipendenti/collaboratori oltre che di terzi. Lo scambio di email con altri dipendenti o con persone esterne all’azienda consente, infatti, di conoscere informazioni personali relative al lavoratore, anche solamente dalla visualizzazione dei dati esterni delle comunicazioni (data, ora oggetto, nominativi di mittenti e destinatari).

Oltre a dichiarare l’illecito trattamento, il Garante ha quindi ammonito la società a conformare i trattamenti effettuati sugli account di posta elettronica aziendale dopo la cessazione del rapporto di lavoro alle disposizioni e ai principi sulla protezione dei dati, ed ha disposto l’iscrizione del provvedimento nel registro interno delle violazioni istituito presso l’Autorità; tale iscrizione costituisce un precedente per la valutazione di eventuali future violazioni.

Cordiali saluti

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NOR20008

Provvedimento Garante Privacy